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Onboarding Strategie für neue Mitarbeiter

Wie Sie Mitarbeiter online automatisiert einarbeiten!

Was ist Onboarding?

Onboarding wird im Personalmanagement des Prozesses der Eingliederung von neuem Personal. Es ist der englische Begriff für den Ausdruck „ An Bord nehmen “. Damit soll sichergestellt werden, dass Mitarbeiter die Chance haben, sich zu orientieren und die Firma sowie die Kollegen kennenzulernen. Ziel ist eine langfristige Bindung des Mitarbeiters an das Unternehmen.

Das gegenteilige Verfahren von Onboarding, das sich mit dem Ausscheiden eines Arbeitskollegen aus einem Unternehmen befasst, ist das Offboarding.

In diesem kurzen Ratgeber präsentieren wir alle wichtigen Fakten rund um das Thema. Zunächst erklären wir die inhaltliche Unterscheidung (3 Ebenen) sowie die zeitliche Unterteilung (3 Phasen) des Onboardings. Im Anschluss folgt eine Nennung von zahlreichen Gründen für die Beachtung eines erfolgreichen Onboardings, bevor hilfreiche Tipps, aber auch häufige Fehler genannt werden.

3 Ebenen des Onboardings

Das Onboarding erstreckt sich über 3 Ebenen: die fachliche, soziale und werteorientierte Integration.

Die fachliche Komponente befasst zum einen mit dem zu erlernenden Wissen für die neue Arbeitsstelle und zum anderen mit der Einsetzung des neuen Angestellten seiner Fähigkeiten entsprechend.

Das Soziale bezieht sich auf die Eingliederung ins neue Team und umfasst das Kennenlernen des Netzwerks (Kollegen, Vorgesetzte) z.B. während der Mittagspause oder Maßnahmen zum Teamaufbau.

Bei dem werteorientierten oder kulturellen Onboarding geht es um die Identifikation mit dem Unternehmen. Bei einem erfolgreichen Onboarding ist der Mitarbeiter überzeugt einen wichtigen Beitrag für das Unternehmen zu leisten.

Phasen des Onboardings

Das Onboarding verläuft in drei Phasen: Vorbereitung, Orientierung und Integration.

 – Vorbereitung

Diese Phase wird auch Preboarding bezeichnet. Sie beginnt mit dem Tag, an dem der Arbeitsvertrag unterschrieben wurde und endet am ersten Arbeitstag des neuen Arbeitskollegen.

In diesem Zeitraum müssen zahlreiche vorbereitende Tätigkeiten erledigt werden, um dem Mitarbeiter zu signalisieren, dass der zukünftige Arbeitgeber professional arbeitet und sich schon auf einen freut.

Das Personalteam muss auch in diesem Zeitraum die verschiedensten Tätigkeiten für das Onboarding erledigen. Dazu gehört, dass es dem zukünftigen Mitarbeiter wichtige Informationen zusendet. Darunter fallen Infos über den neuen Arbeitgeber (Leitbilder, Unternehmensbroschüren), den zukünftigen Arbeitsbereich sowie Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten.

Das gut strukturierte Onboarding sieht vor, dass ebenfalls ein Einarbeitungsplan, eine Stellenbeschreibung sowie ein Organigramm für den Mitarbeiter bereitstehen muss bzw. gegebenenfalls erstellt werden.

Melden Sie sich bei dem zukünftigen Arbeitskollegen, um verschiedene Faktoren im Vorfeld zu klären. Bieten Sie Betreuungsmöglichkeiten an, sollten Sie fragen, ob diese benötigt werden. Ebenfalls sollten Sie mitteilen, wie die Kernarbeitszeiten sind. Wichtige Daten wie die Kontoverbindung, Sozialversicherungsnummer usw. und ähnliches sollten Sie auch erfragen, um sich nicht unnötig mit Papierkram nach Stellenantritt zu kümmern.

Auch muss die zukünftige Arbeitsstätte eingerichtet werden. Der Personalverantwortliche muss organisieren, dass die zuständigen Personen eine E-Mail-Account anlegen, IT-Berechtigungen freigeschaltet oder die Telefonnummer einrichten. Ebenfalls muss vor dem Stellenantritt der Rechner eingerichtet, eventuell ein Mobiltelefon bereitgestellt und Namensschilder, Visitenkarten gedruckt werden.

Eine Mitteilung an den neuen Mitarbeiter mit der Übersicht über die richtigen Ansprechpartner sollte ebenfalls versendet werden. Ergänzend sollte der Personalzuständige nochmal seine Unterstützung bei Fragen zusichern.

Um dem Arbeitnehmer noch mal verstärkt bewusst zu machen, dass er bei seiner neuen Firma willkommen ist, sollten Sie auch einen Paten aus dem Kollegium festlegen, der dem neuen Arbeitnehmer zur Seite steht.

Die Kollegen sollten Sie im Vorfeld über den Einstieg des neuen Kollegen informieren. Mit dem Vorgesetzen des neuen Mitarbeiters sollten Sie bereits Feedbackgesprächstermine für die ersten 3 Monate absprechen, in denen dann Punkte wie Anforderungen und Perspektiven geklärt werden.

Sollte wenige Wochen vor oder nach dem Stellenantritt eine Veranstaltung stattfinden (z.B. eine Weihnachts- oder Sommerfeier), laden Sie den Neuen ein, daran teilzunehmen.

 – Orientierung

Die Zeitspanne von der zweiten Phase knüpft an der vorherigen Phase an und startet mit dem Arbeitsbeginn und geht ungefähr bis zum dritten Monat. Man spricht auch von den ersten 100 Tagen.

Am ersten Arbeitstag findet zunächst die Begrüßung statt. Der Empfang sollte unbedingt Bescheid wissen, wer die Person ist und wen man über die Ankunft informieren muss. Es ist für beide Seiten sehr unangenehm, wenn man nicht informiert ist.

Im Anschluss gibt es eine Einführung. Sie sollte durch den Vorgesetzten, Paten oder Personalverantwortlichen vorgenommen werden. Dazu gehört auch ein Rundgang, damit der Neue sich schneller örtlich orientieren und sich mit den anderen Mitarbeitern bekannt machen kann. Wenn es mehrere „Neuankömmlinge“ gibt, lohnt es sich die Veranstaltungen zur Einführung sowie andere Workshops zusammenzulegen.

Nicht zu vergessen ist natürlich, dass ihm sein eigener Arbeitsplatz gezeigt wird sowie die Arbeitsabläufe und Tätigkeiten erklärt werden. Eine kleine Aufmerksamkeit am Platz wie eine Grußkarte oder einen Blumenstrauß verdeutlichen die Wertschätzung.

Damit er handlungsfähig ist, müssen dafür unter Umständen Schlüssel, Passwörter und Arbeitsgegenstände (z.B. Computer) bereitgestellt werden. Auch eine Mappe mit der Stellenbeschreibung, Leitfäden und weiters sollte überreicht werden.

Am ersten Tag sollte zudem ein Gespräch mit dem Vorgesetzten erfolgen, in dem Erwartungen und Ziele klar formuliert werden.

Nach dem ersten Arbeitstag sollte der neue Mitarbeiter an die Prozesse in der Organisation herangeführt werden. Dazu gehört, dass er einen Überblick über die Dienstleistungen und Produkte des Unternehmens erhält. Ebenfalls benötigt der Einweisungen in die EDV.

Mit dem Vorgesetzten sollten die Gesprächstermine geführt werden, um eine Reflexion des ersten Zeitabschnitts zu erhalten und auch über die gegenseitigen Erwartungen zu sprechen. Das Feedback für den neuen Mitarbeiter ist besonders wichtig, damit er auch weiß, ob er die an ihn gestellten Erwartungen erfüllt oder ob es Verbesserungspotential gibt. Sie können zusätzlich eine kurze Befragung zum Onboarding-Prozess vornehmen, damit Sie Rückmeldung erhalten und diesen stetig verbessern können.

 – Integration

Doch auch nach den ersten 3 Monaten ist das Onboarding noch nicht abgeschlossen. Denn jetzt beginnt die Integrationsphase, bei der der Mitarbeiter vollkommen ins Unternehmen integriert werden soll. Die Phase verläuft ab dem dritten Monat bis zu sechsten oder sogar bis zum zwölften Monat.

In dieser Zeitspanne soll dem Mitarbeiter die Möglichkeit gegeben werden, sich selbst einbringen zu können. Er ist bei den ersten Projekten integriert und durfte sogar unter Umständen bereits eigenständig die Leitung übernehmen. Das stärkt die Wertschätzung sowie das Vertrauen, welche(s) wahrgenommen wird.

Wie auch in der Orientierungsphase sind Feedbackgespräche in diesem Zeitraum wichtig. Zur persönlichen und beruflichen Weiterentwicklung sollten in diesem Zeitraum zudem Fortbildungsangebote wahrgenommen werden.

Um den Teamgeist zu stärken sind gemeinsame Aktionen von der Belegschaft förderlich. Dadurch kann der neue Arbeitnehmer auch sein berufliches Netzwerk erweitern.

In dieser Phase wird zudem auch ein tiefergehendes Verständnis für die Unternehmensstrategie erlangt.

Gründe für ein Onboarding

Der Fokus liegt vorranging auf dem Kennenlernen des Unternehmens und Teams, damit der neue Arbeitnehmer sich willkommen fühlt. Davon ist auch abhängig wie die weitere Entwicklung und auch die Produktivität des Mitarbeiters verläuft.

Sollte der Kandidat sich für den Betrieb entscheiden, ist der Beginn von großer Bedeutung. Nichts ist schlimmer für einen neuen Arbeitskollegen, als ein schlechter Start ins Unternehmen. Das demotiviert und wirft ein schlechtes Bild auf die Firma. Eventuell hat es sogar zur Folge, dass der neue Kollege es nicht schafft in das Team zu finden und unter Umständen daran denkt seine neue Arbeitsstätte nach wenigen Wochen oder Monaten wieder zu verlassen.

Sollte ein Kandidat innerhalb weniger Tage nach dem Start im neuen Job oder auch in den ersten Monaten kündigen, bedeutet das einen hohen Kostenfaktor. Zum einen verursacht die freie Stelle wieder Produktionsverluste und zum anderen muss der kostspielige Bewerbungsprozess noch einmal von neuem aufgerollt werden. Bis ein neuer Kandidat gefunden wurde, ist unter Umständen viel Zeit und damit auch viel Geld verloren gegangen.

Wurde sich für Job entscheiden, ist dank einer direkten und erfolgreichen Eingliederung eine höhere Motivation, Engagement und Eigeninitiative wahrscheinlich. Denn besonders demotivierte Personen kosten der Organisation sehr viel Geld und das sollte natürlich bestmöglich umgangen werden.

Heutzutage ist auch häufig vom Fachkräftemangel zu hören. Aus diesem Grund müssen Organisationen immer attraktiver werden, um neue Mitarbeiter zu gewinnen. Das Gehalt bleibt natürlich weiterhin ein wichtiger Punkt, aber andere Aspekte (z.B. Zusatzleistungen) dürfen nicht unterschätzt werden. Sie können das geringere Gehalt zum Teil auch kompensieren. Ein funktionierendes Onboarding gehört auch mit in diese Kategorie.

Das Unternehmen hat daher nicht nur finanzielle Vorteile, sondern kann auch die Arbeitgeberattraktivität steigern, wenn Sie auf einen strukturiertes Onboarding Wert legen. Im Vorfeld schon kommuniziert, spricht es für die Organisation und ist somit eventuell der entscheidende Aspekt, weshalb sich der Kandidat für die Organisation entscheidet.

Tipps für ein erfolgreiches Onboarding

Wir haben Ihnen hier nochmal die wichtigsten Tipps aufgeschrieben, die Sie auf jeden Fall beachten sollten, damit sich der neue Arbeitnehmer wertgeschätzt und willkommen fühlt. Im Anschluss daran haben wir auch häufige Fehler beschrieben, die Sie versuchen sollten, nicht zu begehen.

Ernst nehmen

Nehmen Sie diesen wichtigen Prozess nicht auf die leichte Schulter. Schlecht geplante oder nicht vorhandene Integrationsarbeit können langfristige und schwerwiegende Konsequenzen mit sich tragen. Allerdings wird man nicht immer herausfinden, ob der Beginn in einer Organisation nicht die Ursache für die Kündigung war.

Zeit einplanen

Planen Sie ausreichend Zeit für die verschiedenen Aufgaben ein. Insbesondere in der Vorbereitungsphase machen Sie nichts auf den letzten Drücker, denn es kann immer noch etwas dazwischenkommen oder Schwierigkeiten auftreten, wodurch nichts zum Zeitpunkt des Arbeitsbeginns fertiggestellt ist.

Verbindung halten

Um den Mitarbeiter schon im Vorfeld des ersten Arbeitstages positiv zu stimmen, sollten Sie nach der Unterzeichnung des Arbeitsvertrages weiterhin in Kontakt bleiben. Lassen Sie noch vor der Arbeitsaufnahme des neuen Arbeitskollegen etwas von sich hören.

Das kann beispielsweise eine E-Mail eine Woche vor dem Arbeitsbeginn sein. Achten Sie aber darauf, dass es nicht wie eine Erinnerung rüberkommt, sondern vielmehr dem Mitarbeiter deutlich wird, dass Ihr Unternehmen sich auf ihn oder sie freut!

Feedback geben

Rund vier Wochen nach dem Arbeitsbeginn ist ein guter Zeitpunkt für ein Feedbackgespräch. Dieses ist wichtig, damit beide Parteien einen Überblick bekommen über Probleme und Herausforderungen und dann gegebenenfalls reagieren können.

Pausenregelung

In den ersten Tagen sollte der Neue in keinem Fall die Pausen alleine verbringen. Durch eine Teamregelung kann eine gemeinsame Mittagsrunde organisiert werden. Somit wird verhindert, dass der neue Arbeitnehmer die Pause allein verbringt oder sich selbst um eine Begleitung kümmern muss.

Die häufigsten Fehler

Natürlich passieren immer mal wieder Fehler. Sind Sie aber für das Onboarding zuständig, sollten Sie dringend darauf achten, dass Sie die folgenden Fehler nicht begehen.

Informationsflut und Überladung mit Terminen

Neue Mitarbeiter lernen in den ersten Tagen und Wochen viele neue Personen und damit zahlreiche neue Namen kennen. Dazu kommen noch unendlich viele andere Hinweise, die der neue Kollege in Bezug auf seinen Arbeitsplatz wissen muss. Das führt schnell zu einer Überforderung.

Im gut strukturierten Onboarding wird darauf geachtet, dass der Beginn nicht zu sehr mit Inhalten und Veranstaltungen überfrachtet wird. Verteilen Sie diese ganzen Informationen auf mehrere Arbeitstage. Damit ist auch die Chance höher, dass die Infos langfristig behalten werden.

Kurzfristiges Onboarding

Planen Sie ausreichend Zeit ein für ein gelungenes Onboarding. Ein gelungenes Onboarding dauert nicht nur 8 Stunden, sondern muss als ein Prozess der Einarbeitung verstanden werden. Diese kurze Zeitspanne reicht nicht aus, um das Unternehmen kennenzulernen und die eigenen Aufgaben zu beherrschen.

Zeitmangel des Personalverantwortlichen

Achten Sie darauf, dass das Onboarding nicht als eine Aufgabe mit minderer Priorität betrachtet wird. Natürlich hat der Verantwortliche auch noch andere Aufträge und Funktionen, die erledigt werden müssen. Aber denke Sie stets an die langfristigen Konsequenzen und planen Sie einen ausreichend großen Zeitraum für die persönliche Betreuung ein.

Unterschätzung des Wohlfühlfaktors

Der Wohlfühlfaktor darf nie unterschätzt werden. Bereits am ersten Tag denken viele Personen bereits an die Kündigung. Einige davon bleiben eventuell die Probezeit oder etwas länger in der Firma weiter tätig, bis sie sich etwas Neues suchen. Besonders im Management ist die Fluktuationsrate hoch. Andere bleiben für viele Jahre in dem Unternehmen, zum Teil weiter unzufrieden.

In beiden Fällen hat die Organisation finanzielle Konsequenzen zu tragen. Eine Kündigung hat zur Folge, dass die Stelle wieder neu besetzt werden muss. Der Prozessablauf von der Ausschreibung bis zur Besetzung kann schon bis zu 40% des Jahresgehaltes der ausgeschriebenen Position kosten.

Sollte der Mitarbeiter sich, trotz seiner Unzufriedenheit, dazu entschließen in dem Unternehmen zu bleiben, wirkt sich das auf die Motivation und Leistungsfähigkeit aus und verursacht dementsprechend auch einen hohen Kostenpunkt.

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